Une semaine avant chaque rencontre du comité, un message sera envoyé par la secrétaire à tous les résidents pour leur rappeler de signer leurs fiches d’évaluation.
À chaque rencontre du comité, une liste des fiches manquantes de tous les résidents du programme sera présentée afin qu’on décide d’une stratégie pour régulariser la situation. La priorité sera accordée aux dossiers des résidents finissants du programme afin qu’ils puissent recevoir leur diplôme d’études spécialisées (D.E.S.) dès la fin de leur formation.
Après chaque rencontre du comité, le directeur de programme (ou la secrétaire) saisit les décisions du comité.
Lorsque le comité d’évaluation appose sa signature sur la fiche, si un commentaire a été émis ou s’il n’y a pas de mention « Succès », le résident reçoit un nouvel avis automatique par courriel l’avisant qu’une fiche est à consulter. Il doit ainsi de nouveau signer la fiche en signifiant son accord ou son désaccord avec la décision du comité.