Procédure – Comité de révision

Le Comité de révision relève du doyen de la Faculté de médecine. Ce Comité est constitué de :

• huit professeurs nommés par le Conseil de la Faculté, dont l’un agit comme président;
• d’un résident en fin de formation, élu ou nommé par ses pairs.

Trois membres, dont le résident, forment le quorum du Comité.

Le Comité de révision a pour mandat d’étudier les demandes de révision des évaluations ainsi que les recommandations d’exclusion.

Appel d’un échec de stage

Dispositions du Règlement des études médicales postdoctorales (article 11.7)

Le Règlement des études médicales postdoctorales prévoit qu’en cas d’échec, le résident qui s’estime lésé et est en mesure de présenter des faits nouveaux de nature à modifier cette décision, peut soumettre une demande de révision, écrite et motivée, au doyen ou à l’autorité compétente, dans les dix jours ouvrables suivant la date où le résultat de l’évaluation lui a été communiqué.

1. Demande recevable : Si le doyen ou l’autorité compétente juge la demande recevable, il en saisit le Comité de révision. Le Comité de révision, après avoir donné au résident l’opportunité de se faire entendre, peut recommander au doyen ou à l’autorité compétente de maintenir la mention globale d’échec, ou la transformer en mention « inférieur aux attentes » ou « succès ». Le doyen ou l’autorité compétente informe le résident par écrit de sa décision. La décision du doyen ou de l’autorité compétente est sans appel.
2. Demande rejetée : Si le doyen ou l’autorité compétente rejette la demande de révision, il doit le faire par écrit et avec motifs à l’appui et ce, dans les 10 jours ouvrables suivant la date de réception de la demande. Ce refus est sans appel.

Procédure administrative

Lorsque la demande est jugée recevable, la suite des procédures administratives se déroule comme suit :

1. Le résident doit recevoir, dans un délai de 10 jours ouvrable, une lettre du doyen lui signifiant que sa demande sera entendue par le Comité de révision. La lettre est acheminée par courriel au résident à son adresse courriel de l’Université de Montréal, (avec preuve de transmission).
2. Selon l’agenda prévu des prochaines réunions du Comité de révision, une date est fixée pour entendre la demande de révision du résident. Avant de convoquer le résident, la tenue de la rencontre est confirmée par courriel aux membres. L’ordre du jour de ces réunions est aménagé en fonction du nombre de dossiers qui seront entendus. Normalement, un maximum de trois demandes sont entendues au cours de la même réunion. Un calendrier annuel de réunion est planifié en début d’année académique pour faciliter l’organisation de ces rencontres. Une réunion est confirmée lorsque le quorum est atteint (3 membres du Comité de révision et le résident). (Règlement art. 3.7)
3. Le dossier du résident est soumis aux membres du Comité de révision et il est constitué des éléments suivants :
   1. toutes les évaluations de stage complétées depuis l’entrée en résidence jusqu’au stage faisant l’objet d’une demande de révision pour échec de stage;
   2. tous les extraits de procès-verbaux du Comité d’évaluation qui concerne ce résident;
   3. les plans de remédiation et autres évaluations, de même que l’ensemble des communications officielles avec le résident;
   4. la demande de révision adressée par le résident et la réponse du doyen à celle-ci.

   Il convient de s’assurer que les extraits de procès-verbaux et correspondance déposés au dossier du résident ne font pas mention de situations concernant d’autres résidents.

   Après vérification détaillée des fiches d’évaluation du résident, on s’assure que tous les éléments auxquels il est fait référence dans ces évaluations sont déposés au dossier.

4. Lorsque le dossier est jugé complet, il est numérisé et paginé. Les documents doivent être disposés dans l’ordre suivant : (1) fiche du résident, (2) fiches d’évaluation, (3) extraits de procès-verbaux, (4) correspondance et (5) autres documents pertinents.
5. Aviser le résident par courriel (à son adresse courriel de l’Université de Montréal, avec preuve de transmission), dans un délai de 10 jours ouvrables avant son audition devant les membres du Comité de révision, de la date et de l’heure où il sera entendu et spécifier qu’à défaut de se présenter, sans motif valable , une décision sera rendue en son absence. À cette convocation officielle est joint le dossier du résident. Si un avocat a été désigné au dossier, une copie du dossier lui est également transmise par courriel, avec preuve de transmission. Copie de la convocation du résident et de son dossier sont également transmis par courrier interne au directeur du programme et aux membres du Comité de révision qui seront présents à la réunion. Il est à noter que le résident doit recevoir copie de tout document qui est soumis aux membres du comité. Si exceptionnellement un document est ajouté et transmis aux membres du Comité de révision après la convocation, le document doit également être transmis au résident. Le résident, pour sa part, est invité à transmettre les éléments additionnels qu’il juge pertinent à sa défense au plus tard 48 heures avant son audition devant le Comité de révision. Le cas échéant, ces documents sont transmis par le résident (ou son avocat le cas échéant) à l’adjointe au vice-doyen EMPD qui s’assure de les faire suivre au directeur du programme et aux membres du Comité de révision.
6. Au moment de l’audition, les membres du Comité de révision prennent connaissance de l’ensemble du dossier et entendent le témoignage du résident et du directeur du programme en présence du résident. Le résident peut être accompagné de la personne de son choix . Toutefois, cette personne n’a pas droit de parole devant le Comité. À l’issue de l’audition, les membres délibèrent en l’absence du directeur du programme, du résident et de son accompagnateur. Avant de formuler leur recommandation à l’intention du doyen, les membres du Comité de révision considèrent le respect de la procédure d’évaluation, les mesures de médiation et d’encadrement pédagogique et les différents critères d’évaluation obtenus par le résident.
7. Lorsque la décision est rendue, le président du Comité rédige le procès-verbal faisant état de la recommandation formulée par les membres à l’intention du doyen. Cette recommandation doit être motivée et inclure un résumé des faits en cause et de la preuve soumise par toutes les parties, de même qu’une explication quant à la recommandation formulée par les membres du Comité à la lumière des faits et de la preuve au dossier. Le procès-verbal de la réunion est ensuite transmis par le président du Comité de révision à l’adjointe au vice-doyen EMPD. Celle-ci prépare l’extrait du procès-verbal à déposer au dossier du résident.
8. Le doyen rend ensuite sa décision à la lumière de la recommandation formulée par le Comité de révision. La lettre du doyen est transmise par courriel au résident à son adresse courriel de l’Université de Montréal, (avec preuve de transmission). Une copie de la décision du doyen est également transmise par courriel à l’avocat au dossier (s’il y a lieu) et au directeur de programme. La décision du doyen est sans appel.

Appel d’une décision d’exclusion du programme

Dispositions du Règlement (articles 13.1 et 13.2)

1. Un résident peut être exclu du programme dans les cas suivants :
   1. le résident obtient une mention « échec » à la reprise d’un stage; dans l’application de cette règle, la reprise du stage consécutive à l’attribution de la mention « inférieur aux attentes » n’est pas comptabilisée;
   2. le résident obtient une mention « échec » à la reprise d’un cours obligatoire, d’un cours à option ou d’un cours au choix;
   3. le résident obtient une mention « échec » à un 2e stage au cours de sa formation postdoctorale;
   4. le résident obtient une mention « échec » à un 2e cours obligatoire au cours de sa formation postdoctorale;
   5. l’évaluation globale du résident est jugée insatisfaisante par le comité d’évaluation;
   6. la progression du résident est jugée insatisfaisante par le comité d’évaluation;
   7. le résident refuse de se soumettre aux conditions entourant une reprise de stage;
   8. le résident ne répond pas à une exigence spécifiée dans les dispositions réglementaires propres au programme;
   9. le résident n’a pas rempli toutes les exigences du programme au terme de sa scolarité;
   10. l’état de santé du résident est incompatible avec la poursuite de son programme de résidence; à cette fin, le doyen ou l’autorité compétente peut exiger au besoin que le résident se soumette à un examen médical par un médecin qu’il désigne;
   11. le résident a une connaissance insuffisante du français.
2. Le résident qui souhaite en appeler d’une décision d’exclusion doit en faire la demande par écrit au doyen dans les quinze jours ouvrables suivant le moment où cette décision lui a été communiquée. Le doyen en saisit le Comité de révision, qui entend le directeur de programme, ainsi que toute autre personne qu’il juge approprié, en présence du résident. Le Comité recommande ensuite au doyen la levée ou le maintien de l’exclusion. Le doyen informe le résident de sa décision. La décision du doyen est sans appel.

Procédure administrative

1. Le Comité de révision doit entendre le résident avant de faire une recommandation d’exclusion (art. 11.12) Si le résident était absent de la réunion du Comité d’évaluation au cours de laquelle les membres ont formulé une recommandation d’exclusion, ce dernier doit être rencontré par le Comité d’évaluation avant que le Comité de révision soit sollicité et recommande ou non son exclusion définitive.
2. Une copie de la recommandation d’exclusion formulée par le Comité d’évaluation doit être transmise sans délai au vice-doyen aux études médicales postdoctorales, sous la forme:
   1. d’une fiche d’évaluation complémentaire, ou;
   2. d’un extrait du procès-verbal de la réunion.
3. Le rapport complémentaire doit être complété et signé par le directeur du programme et le résident impliqué, que ce dernier soit en accord ou non avec la recommandation formulée par le Comité d’évaluation dans son dossier.
4. Suite à la recommandation d’exclusion, le doyen rend sa décision. Lorsque le doyen communique au résident sa décision de l’exclure du programme il doit aviser le résident qu’il peut se prévaloir d’un droit d’appel conformément au paragraphe 13.2 du Règlement des études médicales postdoctorales.
5. Le résident qui souhaite en appeler d’une décision d’exclusion doit en faire lui-même la demande par écrit au doyen dans les quinze jours ouvrables suivant le moment où cette décision lui a été communiquée. Le doyen en saisit le Comité de révision, qui entend le directeur de programme, en présence du résident. Le Comité recommande ensuite au doyen la levée ou le maintien de l’exclusion. Le doyen informe le résident de sa décision. La décision du doyen est sans appel.
6. La procédure administrative pour le traitement d’une demande d’appel suite à une recommandation d’exclusion est similaire à celle pour les demandes d’appel pour échec de stage, à l’exception du fait que c’est l’ensemble du dossier académique du résident qui est soumis à l’attention des membres du Comité de révision.
7. Dans les cas où l’exclusion du résident est confirmée par le doyen, il convient d’aviser le Collège des médecins du Québec, de même que le Collège Royal ou le Collège des médecins de famille, selon le cas, de la date et de la raison de la cessation de formation du résident.

Le 28 février 2014
Adoptée par le Comité des études médicales postdoctorales le 19 mars 2014

Sources : Règlement des études médicales postdoctorales
Guide du résident