Agrément 2021

Le comité de programme, présidé par le directeur de programme se rapporte au Vice-doyen aux études médicales postdoctorales qui lui-même se rapporte à la doyenne de la faculté. Le comité de compétence doit être présidé par un professeur autre que le directeur de programme et se rapporte au comité de programme.

Les plans de remédiation sont élaborés à partir d’un diagnostic pédagogique par les comités d’évaluation des programmes de résidence. Pour aider les comités d’évaluation dans leurs tâches, différents documents sont disponibles : Guide d’accompagnement pour les programmes de résidence – Parcours du résident présentant des difficultés (incluant le guide de rédaction d’un plan remédiation), procédure Comité d’évaluation, procédure du Comité de révision.  De plus, les comités ont accès à un service spécialisé, le Comité d’aide pédagogique au programmes spécialisés (CAPPS) pour les spécialités et le SAMU pour le programme de médecine de famille. Ceux-ci ont pour mandat de soutenir les comités d’évaluation et ou de compétence des programmes de résidence dans leur rôle spécifique d’évaluation et de suivi de la progression des résidents en difficulté. Ces services aident les équipes enseignantes dans l’élaboration, la mise en place et le suivi des mesures de soutien aux résidents éprouvant des difficultés académiques. Les plans de remédiation sont présentés aux résidents ce qui donne lieu à un échange à partir du plan de remédiation initial, ce qui mène à l’adoption du plan de remédiation final et la clarification des conséquences advenant un échec de la remédiation. Par la suite, la mise en place et le suivi des mesures pédagogiques du plan de remédiation est assuré en collaboration avec un enseignant-pivot (mentor). Une fois la remédiation terminée, une évaluation de son impact est rapidement réalisée et communiquée au résident. Les conséquences de cette évaluation sont par la suite discutées au comité d’évaluation.

Les plans de remédiation sont élaborés à partir d’un diagnostic pédagogique par les comités d’évaluation des programmes de résidence. Pour aider les comités d’évaluation dans leurs tâches, différents documents sont disponibles : Guide d’accompagnement pour les programmes de résidence – Parcours du résident présentant des difficultés (incluant le guide de rédaction d’un plan remédiation), procédure Comité d’évaluation, procédure du Comité de révision.  De plus, les comités ont accès à un service spécialisé, le Comité d’aide pédagogique au programmes spécialisés (CAPPS) pour les spécialités et le SAMU pour le programme de médecine de famille. Ceux-ci ont pour mandat de soutenir les comités d’évaluation et ou de compétence des programmes de résidence dans leur rôle spécifique d’évaluation et de suivi de la progression des résidents en difficulté. Ces services aident les équipes enseignantes dans l’élaboration, la mise en place et le suivi des mesures de soutien aux résidents éprouvant des difficultés académiques. Les plans de remédiation sont présentés aux résidents ce qui donne lieu à un échange à partir du plan de remédiation initial, ce qui mène à l’adoption du plan de remédiation final et la clarification des conséquences advenant un échec de la remédiation. Par la suite, la mise en place et le suivi des mesures pédagogiques du plan de remédiation est assuré en collaboration avec un enseignant-pivot (mentor). Une fois la remédiation terminée, une évaluation de son impact est rapidement réalisée et communiquée au résident. Les conséquences de cette évaluation sont par la suite discutées au comité d’évaluation.

En amont du processus d’appel, le résident peut discuter du contenu de son évaluation avec son responsable de stage. Lorsque le résident reçoit son évaluation officielle sur la plateforme MedSIS, il peut faire part de son désaccord avec la fiche en cochant la case appropriée sur la fiche d’évaluation. Il peut également demander à être entendu par le comité d’évaluation du programme. Le Règlement des études médicales postdoctorales prévoit qu’en cas d’échec, le résident qui s’estime lésé et est en mesure de présenter des faits nouveaux de nature à modifier cette décision, peut soumettre une demande de révision, écrite et motivée, au doyen ou à l’autorité compétente, dans les dix jours ouvrables suivant la date où le résultat de l’évaluation lui a été communiqué.

Le bureau d’évaluation de la Faculté est dirigé par la Dre Marie-Josée Bédard et se retrouve administrativement sous le vice-décanat exécutif, sciences cliniques et réseau. Un de ses mandats est d’assurer un système d’évaluation indépendant et confidentiel pour les professeurs, les enseignements et les milieux de stage du réseau.

À la fin d’un stage tous les résidents doivent remplir les formulaires d’évaluation de l’enseignement, du milieu de stage et d’au moins un enseignant dans la plateforme d’évaluation en ligne MedSiS afin d’avoir accès à la signature de sa fiche d’évaluation finale.

Si au moins quatre évaluations ont été cumulées pour un professeur, le professeur concerné et le directeur de son département universitaire reçoivent annuellement un rapport cumulé et anonymisé de ces évaluations. Un minimum de 4 évaluations sont requises afin de préserver l’anonymat des résidents ayant complété l’évaluation. Afin d’améliorer le taux d’évaluation des enseignants cliniciens, la plateforme Medsis – Évaluation de l’enseignant est ouverte et accessible par les résidents dès le début du stage afin que les étudiants puissent évaluer leurs professeurs tout au long de leur stage.  Afin de pallier au petit nombre d’évaluations, problématique fréquente dans les petits programmes, un rapport combiné des trois dernières années a été développé et sera disponible à compter de l’automne 2020 pour l’ensemble des programmes de résidence.

Le vice-décanat aux études médicales postdoctorales reçoit des rapports annuels anonymisés pour l’évaluation des professeurs et une copie des évaluations des stages de tous les départements. Seul le directeur universitaire du département concerné possède la clé pour identifier les professeurs associés aux commentaires. De plus, afin de s’assurer encore davantage de l’anonymisation des rapports générés, les commentaires écrits, qui sont transmis intégralement aux professeurs, ne se retrouvent pas dans l’ordre chronologique des stages.

Pour sa part, le directeur de programme de résidence reçoit les évaluations de stages de ses résidents et il est également avisé des milieux de stage ayant fait l’objet de commentaires problématiques de même que la nature de ces commentaires.

La directrice du bureau d’évaluation révise systématiquement l’ensemble des commentaires problématiques dirigés vers les professeurs ou les milieux de stage et avise par lettre, à l’automne de chaque année, les directeurs de départements universitaires concernés.  Le vice-doyen aux études médicales postdoctorales reçoit également une copie anonymisée de ces lettres.  Le vice-doyen aux affaires professorales et développement académique est mandaté par le doyen pour assurer le suivi des évaluations des professeurs.  Les directeurs de département universitaires doivent lui faire un rapport des suivis des professeurs faisant l’objet de commentaires jugés problématiques.

Le bureau d’évaluation est disponible pour rencontrer les étudiants et les résidents à la demande des programmes pour les motiver à évaluer leurs enseignants et leur expliquer le nouveau processus d’évaluation des commentaires. De plus, une capsule d’information sera mise en ligne d’ici la fin de novembre 2020. Le but de cette capsule étant d’assurer que les résidents comprennent bien le processus d’évaluation et qu’ils en saisissent l’importance.

Les rapports d’évaluation de stage produits par le bureau d’évaluation peuvent être utilisés par les programmes dans un souci d’amélioration continu de la qualité.

Différents services de ressources et de soutien sont offerts à l’intérieur de l’Université de Montréal. Toutes ces ressources offrent des services confidentiels et sont accessibles à nos résidents : Centre de santé de et de consultation psychologique , CÉSAR, BAER, Bureau d’aide financière. Les coordonnées de la plupart de ces ressources se retrouvent dans le guide pratique du résident et dans le guide du bien-être du résident de l’AMRM. Ces guides sont accessibles par le site internet du VD-EMPD. Le Programme d’aide aux médecins du Québec est une ressource très importante, indépendante et facilement accessible pour nos résidents. Sa principale mission est de venir en aide, dans le plus grand respect de la confidentialité, à tous les médecins, résidents et étudiants en médecine qui éprouvent des difficultés personnelles au sens large. Par ailleurs, l’AMRM a mis de l’avant une initiative très novatrice en instaurant un programme de résidents-sentinelles dont le déploiement progressif est en cours dans les différents milieux de formation. Le comité des résidents sentinelles est une initiative de l’AMRM visant à veiller au bien-être de ses membres et leur permettre d’avoir un accès facile aux différentes ressources de support disponibles. Une formation de gestion est offerte annuellement aux résidents seniors des programmes de spécialités. Cette journée de formation permet au résident d’identifier les stratégies financières, fiscales, légales et d’assurances propres à sa réalité en accord avec ses projets de vie, d’optimiser les décisions financières en prévision du passage de résident à patron en comprenant certains concepts visant à réduire le fardeau fiscal et favoriser la paix d’esprit, de considérer le modèle de pratique qui lui convient afin de préciser son plan de carrière et ses objectifs et d’identifier les démarches administratives à entreprendre quant à l’aspect administratif du début de sa pratique en lien avec les différents modes de facturation RAMQ.

Le CPASS (Centre de pédagogie appliquée aux sciences de la santé) a mis sur pied le curriculum du clinicien enseignant.  Son curriculum a été bâti en s’inspirant de la littérature scientifique. Notamment, le cadre de référence publié par Harden & Crosby a été un élément central du développement de ce curriculum. Dans les premières phases de développement de ce curriculum, les différents leaders pédagogiques du CPASS ont d’abord recueilli les besoins des professeurs en matière de formation pédagogique. Ces différents besoins ont été colligés et ont servi de base au développement du curriculum.

Quatre niveaux d’expertise de l’enseignant ont été développés dans ce cadre :

• Niveau 1: pour les enseignants au quotidien, « la base » que tous devraient posséder
• Niveau 2 experts locaux
• Niveau 3: les leaders pédagogiques, les directeurs de programme
• Niveau 4: formation pour des coachs, des mentors

Le Comité prix et distinction de la Faculté de médecine de l’Université de Montréal (CPDFM) a pour mandat de promouvoir l’excellence, au niveau national et international, de professeurs et chercheurs œuvrant en recherche ou en pédagogie dans l’une ou l’autre des disciplines représentées à la Faculté de médecine. Identifier des candidatures prometteuses et cibler des prix et distinctions qui conviennent à celles‐ci. S’entourer de personnes-ressources et ex-récipiendaires de prix qui souhaitent contribuer à l’effort de reconnaissance. Chaque année, la Faculté remet des médailles de carrière aux professeurs nouvellement retraités et l’Université décerne un éméritat à quelques professeurs.

Le processus de révision formel d’agrément implique une révision à l’interne deux ans avant la visite formelle. En plus, le VD-EMP a mis en place un processus d’amélioration continu des programmes qui effectue une révision interne (mini-visites) deux ans suite à la révision d’agrément, de sorte que tous les programmes de résidence sont visités de façon exhaustive tous les deux ans. Depuis 2016, le poste de coordonnateur à l’agrément facilite la gestion administrative de tout le processus d’amélioration continue des programmes et accompagne les présidents de grappe dans la gestion des processus d’agrément et de visite interne de chacun des programmes. Le président de grappe occupe un rôle central dans le processus d’amélioration continue en faisant le lien entre le VD-EMPD et ses programmes de résidence. Le comité consultatif sur l’agrément composé d’experts dans les processus d’agrément accompagne les présidents de grappe dans la gestion des différents processus en lien avec l’agrément. Suite à chacune des visites (internes et d’agrément), les présidents de grappe élaborent un résumé des principales difficultés rencontrées par les programmes et identifient les suivis à effectuer.

Voici un guide pour établir un plan d’amélioration continue de la qualité de votre programme, ainsi  qu’un exemple de comment vous pourriez l’adapter afin de bien structurer cet aspect.

Vous avez probablement en place plusieurs éléments du processus d’amélioration de la qualité, mais peut-être pas de plan formel global et structuré. Nous vous proposons donc de vous inspirer très librement des exemples joints pour bonifier ce que vous faites déjà.

Guide pour l’amélioration de la qualité des programmes de résidence

Cycle de l’amélioration de la qualité

Guide pour l’amélioration de la qualité du programme de radio-oncologie

Il faut remplir ce tableau en indiquant le nombre de résidents qui sera à chaque site lors de la visite d’agrément en mars 2021. Le total doit être le total de résident dans le programme. Il s’agit d’un portrait du programme au moment de la visite.

Le collège royal (CR) n’a aucune exigence sur ce que doit contenir un dossier de résident. Il est important de s’assurer de bien documenter la progression des résidents et que toutes les mesures soient mises en place pour aider un résident qui rencontre des difficultés, ou autre cas particulier. Le CR ne regardent pas ‘les résultats’ du résident, mais bien la documentation utilisée par le programme afin d’évaluer adéquatement le résident. C’est la raison pour laquelle le CR demande à voir un échantillonnage de dossiers illustrant divers cheminements et progressions, pour pouvoir ainsi évaluer les outils utilisés par le programme.

Du point de vue de l’Université de Montréal, vous trouverez ci-dessous la liste des éléments suivants devant être conservé au dossier officiel du résident par le programme de résidence ainsi qu’au vice-décanat aux études médicales postdoctorales :

• Évaluations de stage (MedSIS)
• Rapports d’évaluation journaliers (s’il y a lieu)
• Extrait des procès-verbaux du comité d’évaluation qui concerne le résident depuis son entrée en résidence
• Plan d’aide à la réussite (s’il y a lieu)
• Plan de remédiation (s’il y a lieu)
• Autres formes d’évaluation utilisée par le programme comme les résultats obtenus à des examens formatifs, des séances miroir, etc. (s’il y a lieu)
• Correspondance officielle entre le résident et le programme (courriels, lettres, etc.)
• Résumés des rencontres avec le résident
• Toute autre information pertinente documentant le dossier de résidence

 La question précise toujours jusqu’à quand il faut remonter pour fournir les données ou documents demandés.

Si on demande depuis la dernière visite régulière, il faut remonter jusqu’en 2014. Si le programme n’existait pas en 2014, il faut remonter depuis la création du programme.

Cette section est propre à tous les programmes. Certaines données doivent provenir des 12 derniers mois, certaines des deux dernières années.

Dans ce deuxième cas, il importe de fournir deux années de données consécutives. Il faut idéalement fournir les données les plus récentes possible comme de 2020-2019, mais celles de 2019-2018 sont acceptables selon la disponibilité des informations par les milieux hospitaliers.

Non – il suffit seulement de lister les publications des professeurs attachés au programme de résidence concerné dans l’outil de collecte de données de CanAMS.

Par exemple, si je complète l’outil pour le programme d’urologie (programme no 1), je liste seulement les publications des professeurs attachés à mon programme (no 1) et NON les publications des professeurs des autres programmes (programmes no 2) qui reçoivent des résidents du programme d’urologie (no1).

Il est possible de laisser un commentaire dans le bandeau de droite en cliquant sur le # de question. Il sera identifié avec le nom du compte de la personne connectée. Les commentaires ne sont pas visibles par les visiteurs et ne peuvent donc servir qu’à l’usage interne.

Une fois votre outil complété, il se peut en effet que vous ne puissiez plus accéder à votre outil, alors voici la marche à suivre pour vous permettre de ‘réaccéder’ à votre outil de collecte de données dans CanAMS.

CanAMS trie par défaut les outils non commencés ou en progression seulement. Il faut alors appliquer le filtre afin de pouvoir ré-accéder à un outil qui est complété à 100%, comme indiqué dans l’illustration ci-dessous :

Toujours en cliquant sur les # de questions, il est parfois possible de déposer un document de référence supplémentaire. Ces documents seront visibles par les visiteurs et peuvent donc servir de complément au texte entré dans l’outil.

Il est possible de sauvegarder l’entièreté du contenu de votre outil CanAMS via le bouton de réglages au menu racine de l’outil. Vous n’avez qu’à sélectionner l’option « Imprimer ou exporter en PDF » puis enregistrer au format PDF avec l’icône en haut à droite de la page suivante. Il vous est possible de faire extraire tous les documents joints par cette même manœuvre.