Projet d’assignation automatique

À l’attention des directeurs et des secrétaires de programmes de résidence

L’assignation automatique des stages pour tous les programmes de résidence est maintenant terminée et une première version des grilles de stages pour l’année académique 2019-2020 est maintenant disponible dans MedSIS.

Voici maintenant venue la dernière étape de préparation des grilles de stages, pour laquelle nous sollicitons votre collaboration.

Du 1er au 31 mars 2019 | Révision de vos grilles et ajustements manuels
D’ici au 31 mars, vous pouvez procéder à l’ajustement manuel des grilles de stage de vos résidents afin de modifier ou peaufiner les horaires produits par l’algorithme.

Au besoin, n’hésitez pas à consulter le guide d’utilisateur du module grille de stage.

Pour chaque résident, nous vous recommandons de :

1. Vérifiez que le nombre de périodes dans la grille correspond au nombre de périodes inscrites au sommaire. SVP aviser votre TGDE si le sommaire ne correspond pas (période(s) en plus ou en moins), afin qu’elle puisse procéder aux ajustements requis.

2. Au besoin, ajoutez les milieux secondaires de stages (guide section 3.4). Attention! Assurez-vous que les milieux de stage ajoutés sont bien agréés pour la spécialité du stage qu’effectuera votre résident.

3. Au besoin, procédez à la fusion des périodes de stages pour les besoins d’évaluation, jusqu’à un maximum de trois périodes de stages consécutives (guide section 3.9).

4. Au besoin, procédez aux assignations de stages longitudinaux (guide section 3.10).

Du 1ermars au 30 juin 2019  | Dépassement des capacités d’accueil
 Stages de service (hors-programme) :

  • Contrairement à l’année dernière, aucun programme n’est autorisé à assigner un stage de service (hors-programme) pour lequel la capacité d’accueil est atteinte.
  • Pour toute demande d’ajout à l’horaire qui dépasse la capacité d’accueil d’un stage appartenant à un autre programme, vous devez communiquer avec le programme receveur pour vous assurer que vous obtiendrez l’autorisation pour ce faire. Par conséquent, tout changement concernant un stage ou un résident d’un autre programme devra être fait en accord avec ce programme. En cas de problématique particulière pour laquelle vous ne seriez pas en mesure de régler entre vous, nous vous invitons à communiquer avec le responsable admission et gestion des études à admission-etudes@med.umontreal.ca.

Stages de votre programme :

  • Vous êtes autorisés à assigner un stage pour lequel la capacité d’accueil est atteinte s’il s’agit d’un stage de votre programme, mais vous ne pouvez pas retirer des résidents déjà placés par le système d’assignation en provenance d’un autre programme.
  • Au besoin, veuillez communiquer avec le programme d’attache du résident assigné dans l’un de vos stages pour évaluer les possibilités de déplacement.
  • Pour toutes questions en lien avec cette consigne, veuillez communiquer avec le responsable admission et gestion des études à admission-etudes@med.umontreal.ca.
Du 1er mars au 30 juin 2019 | Assignation des stages en milieu non agréé et interuniversitaires
  • Pour tous les stages interuniversitaires ou en milieu non agréé, toutes les assignations de stages dans MedSIS seront effectuées par votre TGDE au bureau des études médicales postdoctorales, une fois les procédures administratives finalisées.
Besoin d’aide ?
  • Pour toutes questions en lien avec MedSIS, écrivez à l’équipe, par le biais du formulaire de demande d’aide sous l’icône « ? » dans le coin supérieur droit de votre interface MedSIS.
  • Pour toutes questions sur le processus de gestion des stages, nous vous invitons à communiquer avec admission-etudes@med.umontreal.ca.