Le résident a la responsabilité d’obtenir son évaluation.
Une semaine avant le début de chaque période, la secrétaire du programme envoie un courriel aux résidents qui commencent un nouveau stage ainsi qu’aux superviseurs du stage, qui inclut un lien pour remplir l’évaluation en ligne ou encore la fiche d’évaluation du stage en fichier joint. Ce document comporte les objectifs de ce stage ainsi que le lieu et l’horaire de la rencontre d’accueil. Dès le début du stage, un rendez-vous est fixé entre le résident et le superviseur de stage pour l’évaluation de mi-stage et l’évaluation de fin de stage.
À mi-stage, le superviseur rencontre le résident pour un premier bilan quant à la satisfaction des attentes et des objectifs du stage, à ses connaissances, attitudes et habiletés, ainsi qu’à l’acquisition des compétences associées au stage. Il lui communique ses observations et ses recommandations.
Dans la dernière semaine du stage (ou après un segment de stage pour les stages de plus de trois mois), le résident termine son autoévaluation. Il rencontre le superviseur, qui partage avec lui son évaluation. Si le résident a travaillé avec plusieurs professeurs, cette évaluation reflétera l’opinion de la majorité des professeurs ayant travaillé avec lui. Après discussion, l’évaluation est signée par les deux parties et envoyée à la secrétaire du programme. Cette évaluation est consignée sur une fiche d’appréciation de stage clinique, en version papier ou électronique. La fiche est ensuite saisie sur le portail d’évaluation de l’Université de Montréal.
Lorsque la fiche est saisie sur le portail, un courriel automatique est envoyé au résident pour l’en aviser. Le résident peut y lire le message suivant :
« Vous devez remplir les formulaires d’évaluation de l’enseignement et des enseignants afin d’avoir accès à la signature de votre fiche d’évaluation finale. La signature de toutes vos fiches d’évaluation est nécessaire à la signature, par le vice-décanat, de votre FEFF (fiche d’évaluation de fin de formation).
« Le secteur de l’évaluation du Vice-décanat aux études médicales postdoctorales de la Faculté de médecine recueille votre opinion et vos commentaires sur les enseignants et les stages cliniques. Les évaluations et commentaires négatifs relativement aux attentes sont acheminés au vice-doyen. Le vice-doyen reçoit également des bilans biannuels de l’ensemble des évaluations des professeurs de la faculté et des stages.
« Tous les six mois, si au moins trois évaluations ont été cumulées pour un professeur ou un stage particulier, les autres personnes ciblées par l’évaluation reçoivent un rapport des évaluations. L’évaluation du professeur sera transmise au professeur lui-même et au directeur de son département universitaire. L’évaluation des stages sera transmise au directeur de programme.
« Nous vous encourageons à formuler des commentaires constructifs et nous vous remercions de contribuer à faire grandir et évoluer les programmes et la qualité de l’enseignement.
« Le secteur de l’évaluation prend toutes les mesures à sa portée pour protéger le caractère confidentiel des commentaires qui lui sont soumis. Ainsi, il n’est pas possible de retracer un répondant à partir des rapports que nous fournissons aux différents départements, écoles et programmes. Les commentaires écrits, qui sont transmis intégralement aux professeurs, ne sont pas dans l’ordre chronologique des stages. »
Le résident doit sans délai signer son évaluation en indiquant s’il est en accord ou en désaccord avec celle-ci. Pour ce faire, il lui faut :
- accéder à l’application SESR;
- accéder à l’évaluation concernée;
- cocher la case indiquant s’il y a eu discussion avec l’évaluateur ou non;
- cocher la case indiquant s’il est en accord avec son évaluation ou non;
- cliquer sur le bouton Sauvegarder.
Lorsque le résident signe sa fiche d’évaluation, celle-ci ne peut plus être modifiée, à moins de justifications, et avec l’appui du superviseur, du directeur de programme et du résident, selon lesquelles il y a eu erreur. Une demande par courriel doit alors être soumise au bureau du vice-décanat.